設備課スケジュール
使い方の手引き

パスワードはありません。招待を一度受け取れば、その端末では次から自動でログインされます。

はじめて使うとき

1. 管理者から招待URLが届きます。システムからメールは送られないので、Outlookなどで個別に受け取ってください。
2. そのURLを、実際に使う端末（自分のパソコンやスマホ）で開きます。
3. 氏名を入力すると登録が完了し、以後は自動でログインされます。

2台目以降の端末を追加する

同じアカウントのまま、端末は何台でも増やせます。担当者や入力者が増えてしまうことはありません。

1. すでに使えている端末で 設定・使い方 を開きます。
2. 端末を追加する を押します。
3. スマホなら表示されたQRコードを読み取るだけです。2台目のパソコンなら、表示されたURLをその端末で開くか、8桁のコードを入力します。

スマホはQRコードを読み取るだけで追加できます。ホーム画面に追加しておくと、 アプリのように起動できます。パソコンと同じ内容が、同じアカウントのまま見られます。

表示は画面の幅に合わせて変わります。狭いときは一覧表示から始まり、 左上のボタンでメニューが開きます。

通知を受け取れるようにする

設定・使い方 の 通知 から許可します。通知の許可は端末ごとに必要です。スマホとパソコンの両方で受け取りたい場合は、それぞれで許可してください。

左のメニューから各画面へ移動します。スマホでは左上のボタンでメニューが開きます。

アプリが変わったときは、ベルに「更新のお知らせ：〇〇」が届きます。押すと、メニューの 更新のお知らせ の該当箇所が開きます。 ベルのお知らせは新しい20件だけが残るので、過去の変更は 更新のお知らせ で読み返してください。

画面上部には検索欄と、通知を知らせるベルがあります。開いたままにしていても内容は自動で最新に更新されますので、こまめに読み込み直す必要はありません。 他の方が何か変えたときだけ「他の人が内容を更新しました」と出ます（自分で変えたときは出ません）。

検索の左にある 最新の状態に更新（矢印が回るアイコン）を押すと、アプリを最新の版にして、内容も読み込み直します。 スマホのホーム画面から開いたときなど、再読み込みのボタンが無い場合に使ってください。なお、スマホでは上部の幅を空けるため、アプリ名の文字は出ません。

設備課の予定を共有する、いちばん基本の画面です。

表示を切り替える

年 月 週 日 一覧 の5種類があります。週表示は担当者ごとの横並びになるので、誰がどの日に動いているかを見るのに向いています。

よく使う表示は 設定・使い方 の カレンダーの既定の表示 で決めておけます。

絞り込む

スマホで日付を長押しすると、その日の予定・ToDoを大きく表示します。祝日の日はその名前も出ます。 1マスが小さくて件名が読み切れないときにお使いください。そのまま予定を押せば詳細へ、下のボタンから この日を開く（日表示）や 予定を登録 もできます。 軽く1回たたく（タップ）ときはこれまでどおり、その日の登録画面が開きます。

設備・担当者・種別で絞り込めます。担当者の絞り込みでは、関係者になっている予定も出ます。ToDoも表示 を切ると、期限が来ているToDoをカレンダー上から消せます。

祝日と重なりの表示

• 祝日は日付の横に名前が出て、数字が赤くなります（例：9月22日「国民の休日」）。振替休日にも対応しています。
• 同じ人の予定が時間帯で重なると、予定に ⚠ が付きます。カーソルを合わせると、誰の予定と重なっているかが出ます。終日の予定は対象外です。
• 予定の右端に出る丸いアイコンは、その予定に関わる方です。同じ方が担当者と関係者を兼ねていても、アイコンは1つだけ出ます。

カレンダーの 予定を登録 から。カレンダーの空いている日を押しても開きます。

入力する項目

予定表への記載

個別の案件など、予定表に載せたくない予定は「記載しない」を選んでください。どちらを選んでも、アプリのカレンダーには表示されます。選ばないと保存できない必須項目です。

非公開・完全シークレットを選んだ予定は、「記載する」を選べません。予定表は他の部署の方も見るものなので、内容も件数も出しません。

公開範囲

繰り返す予定の、1回だけを変える

繰り返しの予定を編集・削除しようとすると、この回だけ と すべての回 を選ぶ画面が出ます。 「この回だけ」では、件名・日時・場所・担当者・種別・対象設備・備考を変えられます。 削除で「この回だけ」を選べば、その日の分だけ消えて他の回は残ります。

個別に変えた回には 「この回のみ変更」 の印が付き、この回の変更を取り消す で元に戻せます。

自分だけのリマインド

関係者として登録された方は、予定を編集できなくても自分用のリマインドだけを追加できます。予定の詳細画面で 自分にリマインド を押してください。他の方が設定したリマインドには影響しません。

「1週間前」などの選択に加えて、日付と時間を直に指定することもできます。 ToDoの詳細画面からも同じように設定できるので、期限を決めていないToDoでも「この日に思い出したい」という使い方ができます。

日時が決まっていない「やること」を、担当者と期限つきで管理します。

• 状態は 未着手 → 対応中 → 完了 の3つ。優先度は 高・中・低 から選べます。
• 担当者は必ず入ります。はじめは登録するご自分が入っているので、他の方にお願いするときだけ選び直してください。
• 対象設備は複数選べます。予定と同じように、管理番号の区分やメーカーで絞ってから選びます。設備で絞り込むと、その設備が含まれるToDoが出ます。
• 対応項目を使うと、1件のToDoの中をさらに細かく分けて、ひとつずつチェックできます。 1項目ごとに担当者と期限も入れられます（どちらも空のままで構いません）。期限がはっきり決まっていない案件を、中身だけ先に分けて進めるときに使えます。
• 期限を入れるとカレンダーにも表示され、期限を過ぎたものは「期限超過」と赤く出ます。 期限を入れなくても登録できます。登録画面の 日時を指定して追加 を使えば、期限を決めずに「この日に知らせてほしい」という通知を入れられます。
• リマインドは2通りあります。「前日」「1週間前」などの期限を基準にしたものと、日時を直に指定したものです。 両方まとめて設定でき、日時指定のほうは期限が無くても届きます。
• 予定の登録画面から入れたToDoは、ToDo一覧にも「予定から」と表示されて並びます。どちらでチェックしても同じ1件です。

一覧の表示

アプリを開いたときは、「未完了」かつ「担当者：ご自分」のToDoが並びます。

• 自分が関係者 と すべて を選ぶと、担当者の絞り込みは「すべて」に戻ります。
• タブや担当者を切り替えると、他の画面へ移って戻ってきてもそのままです。アプリを開き直したときだけ、はじめの表示（未完了・ご自分）に戻ります。

公開範囲

ToDoにも予定と同じ公開範囲があり、登録画面で1件ずつ選べます。一覧では右側の印で見分けられます（スマホでは印の絵文字だけが出ます）。

• 予定の画面から入れたToDoは、はじめはその予定と同じ公開範囲になります。あとから予定の公開範囲を変えると、予定と同じ範囲のままだったToDoも一緒に変わります（ToDoだけ別の範囲にしたものは、そのままです）。
• 非公開・完全シークレットのToDoは、検索・Excel出力・管理者のバックアップにも中身が出ません。

紙の「残業可能時間・予定届出書、兼残業指示書」を、そのまま画面にしたものです。

全体の流れ

1. 週のはじめに、対象者へ「今週の希望を出してください」という通知が届きます。
2. 対象者は 本人記入欄（あなた） の表で、日ごとに選んで 提出する を押します。 提出すると 提出済み と表示され、ボタンが 予定変更を提出 に変わります。 提出したあとも書き直せます。
3. 調整担当が 調整表 で全員の希望を見比べ、工具室（残業・休出）対応指示を入れます。
4. 指示を確定して通知 を押すと、対象者全員にお知らせが届きます。
5. 対象者は内容を見て 残業指示を確認しました を押します（紙の押印にあたります）。

本人記入欄

すでに残業・休出の予定がある日は「予定」を、予定はないが対応できる日は「可能」を選んでください。「可能」「予定」を選んだときだけ、時間の欄が出ます。

備考は日ごとに1行書けます。「午前中は病院」「17時以降なら可」のように、 選択肢だけでは伝わらない事情を添えてください。書いた内容は調整表にも並ぶので、 調整担当が全員分をまとめて見られます。

調整表

縦が日付、横が対象者の一覧表です。ある日について誰が空いているかを、横に目を走らせるだけで判断できます。各マスは上段が本人の希望、下段が対応指示の入力欄です。

• マスの色で希望が分かります。青＝可能／緑＝予定／灰＝不可／赤＝休み
• 名前の下に 提出済み／未提出（確定後は 確認済み／未確認）が出ます。
• 指示は平日が時間数、土日は紙と同じ自由記入です。
• 人数が増えると列が自動で縮み、8名以上では表示を詰めます。14名まで横スクロールなしで収まります。

確定後の一週間

確定すると画面のいちばん上に 今週の対応（確定分） が出ます。どの曜日に誰が何時間出るかが一覧になり、人ごとの週合計と、その日に休む方も添えて表示されます。

通知のしくみ

• 次にいつ声をかけるかは、調整担当が通知のときに日時で予約します。祝日や休業日の週は、出勤日にずらして指定してください。
• 時刻は始業の8:10が既定で、変更できます。
• 予約はあとからでも変えられます。画面上部の 次回の自動発信 の横にある 変更 から。
• 提出がない方には、翌朝から最大2回の催促が届きます。月曜が初回なら火曜・水曜の朝までで、それ以上は追いかけません。

選んだ相手とだけやり取りします。参加者以外は読めません。管理者にも見えません。

• 予定やToDoの詳細画面からもチャットを開けます。その予定について話す場所として使えます。
• 逆に、チャットの上にある この予定を開く（ToDoなら このToDoを開く）から、元の予定・ToDoへ戻れます。
• お知らせには「メッセージが届きました」とだけ表示され、本文は出ません。ロック画面から中身が見えてしまうことはありません。
• ピン止め：一覧の各チャットの左側にあるピンを押すと、一覧の上に固定されます。もう一度押すと外れます。
• 削除：一覧でチャットを左へスワイプすると、右側に 削除 が出ます。押すと確認が出るので、削除する を押してください（パソコンではマウスで左へドラッグします）。
• 一覧から消したチャットは自分の画面からだけ消えます。誰かが発言すれば、過去のやり取りごと戻ってきます。
• 元の予定やToDoが削除されると、そのチャットも自動的に閉じます。

予定やToDoの「対象設備」として選べる一覧です。

設備台帳から取り込んだ 1,341件 が登録されています（廃却済みのものは入っていません）。

• 登録されているのは 管理番号・設備名・形式・メーカー・製造年・製造番号 の6項目です。
• 数が多いため、管理番号のアルファベットごとのタブで切り替えて表示します。並びはアルファベット順、番号の小さい順です。
• 管理番号を押すと、形式・製造年・製造番号まで見られます。枠の外を押すか、閉じるボタンで戻ります。
• 設備台帳のファイル（Excel・CSV）をまとめて読み込めます。1件ずつ手で追加することもできます。

台帳の読み込み

• 設備台帳は「交流機」「各機械」のようにシートが分かれていても、まとめて読み取ります。表題や対象期間の行が上にあっても、見出しの位置を探して読みます。
• 管理番号が「区分」と「No」の2列に分かれていても、F と 24 で F-24 のようにつなげて読みます。
• すでにある設備は上書き更新、無いものは追加されます。同じファイルを二度読み込んでも重複しません。
• 廃却欄に日付が入っているものは、現物が無い設備として扱い、設備マスタからも削除できます。読み込む前に件数と管理番号が表示されるので、消したくないときはチェックを外してください。
• 廃却欄に「Sグレード」「休止中」など日付以外が書かれているものは、現物があるものとして取り込みます。
• 予定やToDoで使われている設備は、過去の記録が壊れないように削除せず「無効」になります。無効の設備は新しい予定では選べませんが、これまでの記録には残ります。

カレンダー画面の右上にある 印刷／連絡詳細／予定表出力 から行います。

予定表出力（Excel）

予定表出力 を押すと、設備課予定表の様式そのままのExcelが作られます。いま見ている月の分が出力されます。罫線・列幅・印刷設定は現物どおりです。

出力の前に 「予定表に載せる予定の確認」 の画面が出ます。チェックの入った予定が予定表に載ります。

• 載せる予定：全体公開で「記載する」の予定です。チェックを外すと、今回の出力には載りません。
• 追加できる予定：全体公開で、登録時に「記載しない」にした予定です。チェックを入れると、今回の出力に載ります。
• ここでの選び直しは今回の出力だけです。予定の「記載する／しない」の設定は変わりません。

• 1件は「件名　時刻」の形で入ります。場所は入りません。
• 複数日にわたる予定は「ロボットAW 年次点検　8/26～8/27」のように期間が付きます。矢印は手書きで足してください。
• 非公開・完全シークレットの予定は出力されません（確認画面にも出ません）。「記載しない」を選んだ予定は、確認画面でチェックを入れたときだけ出力されます。 非公開の予定は、そもそも「記載する」を選べないようになっています。
• 出勤対応者と員数は、予定に入力された内容から自動で入ります。
• 保存先を選ぶ画面でキャンセルを押した場合は書き出されません（「キャンセルしました」と出ます）。

連絡詳細、その他

予定表の下にある 「連絡詳細、その他」 の欄に載せる文章は、 連絡詳細 のボタンから入力します。Excelを開いてから書き足す必要はありません。

• 項目を1つずつ足していきます。出力すると 1. 2. 3. と自動で番号が付きます。
• ▲▼で並べ替え、✕で削除できます。1項目は120文字までです。
• 月ごとに別々に保存されます。翌月は白紙から書きます。過去の月を開けば、その月に書いた内容が残っています。
• 入力できるのは編集権限のある方です。

印刷

印刷 を押すと、いま見ている画面を印刷用の見た目に切り替えます。ボタンや絞り込みは印刷されません。

画面上部の検索欄から、予定・ToDo・要望をまとめて探せます。

件名だけでなく備考や詳細も対象です。結果から直接その予定を開けます。見てはいけない非公開の予定は、検索結果にも出ません。

使っていて気づいたこと、困っていることを管理者へ伝えられます。

要望を出す から投稿すると、管理者に通知が届きます。 対応が済むと「対応済み」に変わり、どう対応したかのコメントが付きます。 あわせてお知らせでも返答が届きます。改善のもとになりますので、小さなことでもお寄せください。

右上のアイコンから 設定・使い方 を開きます。

自分の情報と通知

見やすさの設定

配色は6種類から選べます。現場や見え方に合わせて、各自で変えられます。

設定できること

自分の権限は 設定・使い方 の先頭に表示されます。

権限の変更が必要なときは管理者にご相談ください。

通知が届かない

• 設定・使い方 の 通知 で、この端末の許可が済んでいるか確かめてください。許可は端末ごとに必要です。
• 受け取る知らせ で、その種類のチェックが外れていないか確かめてください。
• メールでのリマインドは、Microsoft 365との接続設定が終わるまで届きません。

予定が見あたらない

絞り込みが残っている可能性があります。絞り込みを解除 のボタンが出ていないか確かめてください。他の方が非公開に設定した予定は、関係者でなければ表示されません。

画面が古いように見える

開いたままでも自動で更新されますが、入力の途中は内容を守るため更新を止めています。その場合は上部に「他の人が内容を更新しました」と出るので、入力を終えてから反映してください。

それでも古いように見えるときは、画面上部の 最新の状態に更新 を押してください。

スマホで使いたい

設定・使い方 → 端末を追加する でQRコードを表示し、スマホで読み取ってください。ホーム画面に追加しておくと、アプリのように起動できます。

それでも解決しないとき

要望 から状況を書いてお送りください。管理者が確認し、対応の結果もその画面に記録されます。